Regole di prenotazione online

Le regole di prenotazione servono a decidere chi, quando e come può prenotare un appuntamento, evitando sorprese dell’ultimo minuto o prenotazioni troppo lontane nel tempo.

🛠️ Spiegazione dei campi

Tipo di regola: Determina il raggio d’azione. Una regola Globale vale per tutto, mentre una specifica per Servizio o Agenda permette di essere chirurgici (es. regole diverse per una visita specialistica rispetto a un esame veloce).
Ora di cutoff & Giorni bloccati in anticipo: Questi due lavorano in coppia. L’Ora di cutoff è la “scadenza” giornaliera. I Giorni bloccati dicono quanti giorni futuri vengono influenzati da quella scadenza.
Minimo ore di anticipo: Protegge il medico dalle prenotazioni “improvvise”. Se sono le 10:00 e hai impostato 4 ore, nessuno può prenotare per le 11:00 dello stesso giorno.
Massimo giorni di anticipo: Evita che le persone occupino il calendario troppo in là nel tempo (magari quando non hai ancora i turni definitivi).
Disabilita durante le festività: Se il sistema sa che il 25 Aprile è festa, blocca in automatico ogni possibilità di prenotazione online per quel giorno.

💡 Esempi pratici di configurazione

Di seguito trovi alcuni scenari comuni che puoi copiare per la tua attività.

1. Organizzazione totale (niente sorprese per domani)

Ideale per chi vuole stampare l’agenda della giornata successiva la sera prima e non avere più modifiche.

Ora di cutoff: 18:00 (o 17:00 per chiudere prima di andare a casa).
Giorni bloccati in anticipo: 1.
Effetto: Se un paziente prova a prenotare alle 19:00 di lunedì, troverà il martedì completamente bloccato. Potrà prenotare solo da mercoledì in poi.

2. Protezione last-minute

Ideale per medici che si spostano tra diverse sedi e hanno bisogno di preavviso. 🩺

Minimo ore di anticipo: 4.
Effetto: Un paziente non può mai prenotare un appuntamento che inizi prima di 4 ore dal momento in cui si trova sul sito. Se sono le 09:00, il primo slot disponibile sarà alle 13:00.

3. Finestra stagionale

Ideale per servizi offerti solo in un determinato periodo dell’anno (es. visite sportive a settembre).

Data inizio validità: 01/09/2026.
Data fine validità: 30/09/2026.
Tipo di regola: Servizio specifico.
Effetto: Quella regola e la possibilità di prenotare quel servizio saranno visibili e attive solo per il mese di settembre.

4. Pianificazione prudente e saturazione futura

Evita che i pazienti prenotino a un anno di distanza quando i listini prezzi o i medici potrebbero cambiare.

Massimo giorni di anticipo: 45 o 60.
Effetto: Il calendario online mostrerà disponibilità solo per i prossimi 1 o 2 mesi. Tutti i giorni successivi appariranno grigi e non cliccabili.

5. Gestione weekend e lunedì mattina

Utile per evitare che il lunedì mattina arrivino pazienti che hanno prenotato durante la domenica, quando nessuno ha controllato l’agenda.

Ora di cutoff: 14:00.
Giorni bloccati in anticipo: 2.
Scenario: Sabato alle ore 15:00 un paziente prova a prenotare.
Effetto: Il sistema conta 2 giorni di blocco (domenica e lunedì). Il paziente potrà prenotare solo da martedì in poi.

6. Tempo di preparazione (lead time)

Utile per esami che richiedono una preparazione specifica (es. digiuno). 🧪

Minimo ore di anticipo: 12.
Scenario: Sono le ore 21:00 e c’è uno slot libero alle 08:00 del mattino dopo.
Effetto: Il paziente non vede lo slot delle 08:00 perché mancano solo 11 ore. Vedrà solo appuntamenti dalle 09:00 in poi.

7. Visite solo nel fine settimana

Utile per medici specialisti che ricevono in struttura solo in determinati giorni.

Tipo di regola: Agenda specifica (es. Dott. Rossi).
Giorni della settimana consentiti: Sabato, Domenica.
Effetto: Anche se l’agenda del medico avesse orari inseriti per errore il mercoledì, questa regola sovrascrive tutto e permette di scegliere solo il weekend.

8. La regola “combo”

Un esempio di configurazione completa per un centro analisi molto impegnato:

Ora di cutoff: 12:00.
Giorni bloccati: 1.
Minimo ore anticipo: 6.
Cosa succede?: Se prenoti alle 08:00 di mattina, puoi prenotare per il pomeriggio stesso (dalle 14:00 in poi). Appena scatta mezzogiorno, non puoi più prenotare per domani. Puoi pianificare al massimo per i prossimi 30 giorni.